Project Management Life Cycle Model

4. Project Execution (Pelaksanaan Proyek)

Melakukan pekerjaan agar proyek yang dimaksud tersebut berhasil sesuai dengan keinginan.

5. Project Monitoring & Control (Pemantauan dan Pengendalian Proyek)

Pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.

6. Project Closure (Penutupan Proyek)

Menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya. 

1. Project Initiation

Dalam tahapan ini, Unit Bisnis atau Departemen dalam suatu organisasi mulai mengusulkan dan mengajukan proyek mereka yang berhubungan dengan penggunaan SI/TI kepada Divisi/ Departemen TI. Pengajuan proyek dilakukan secara resmi dengan mengisi dokumen yang telah ditentukan standarnya. Dokumen ini dikenal dengan istilah Business Case Document (BCD) atau Business Requirement Document (BRD). Dalam dokumen tersebut dijelaskan goal, objektif, ruang lingkup, risiko, dan alternatif opsi yang akan digunakan. BCD seharusnya dibuat dan dikerjakan oleh Unit Bisnis atau Departemen yang mengajukannya. Tetapi dalam praktiknya, ini lebih sering dilakukan oleh Project Management Officer (PMO) maupun Tim di Divisi/Departemen TI untuk mempercepat proses pengajuannya. Akibatnya, pengguna tidak terlalu mengerti apa yang mereka ajukan sehingga mereka juga tidak mengetahui apa yang menjadi kebutuhan dasar mereka. Hal ini tentu akan mempersulit dalam menentukan kriteria keberhasilan proyek. Padahal, selain sebagai bukti otentik pengajuan suatu proyek, fungsi lain dari pembuatan BCD ini adalah untuk meningkatkan rasa kepemilikan dan komitmen antara Divisi/Departemen TI dengan pengguna atau pemilik proyek dalam menjalankan proyeknya hingga selesai.Ketika BCD diserahkan kepada Divisi/Departemen TI, biasanya disertai dengan Job Request Form (JRF) yang menandakan bahwa usulan proyek dari unit bisnis/departemen lainnya sudah diserahkan ke Divisi/Departemen TI. JRF berisikan data yang mengajukan proyek serta nama dan deskripsi singkat proyek. Selanjutnya, Tim TI akan melakukan analisis terhadap pengajuan usulan tersebut berkenaan dengan ketersediaan resource di internal mereka seperti jumlah SDM yang tersedia, kemampuan SDM, kebutuhan perangkat keras, kebutuhan perangkat lunak(apakah memutuskan menggunakan software COTS atau membangun sendiri), dll.Penentuan project sponsor, project controller, dan project manager dapat dilakukan pada tahap ini. Project sponsor adalah orang yang mendanai dan mendukung proyek ini secara penuh. Biasanya yang bertindak sebagai project sponsor adalah Presiden Direktur/Direktur Utama/Direktur dari unit bisnis atau divisi terkait. Project controller adalah orang yang akan melakukan kontrol dan pengawasan terhadap jalannya proyek. Biasanya yang bertindak sebagai Project Controller adalah General Manager/Deputy General Manager/Kepala Divisi. Sedangkan project manager adalah orang yang ditunjuk untuk mengelola jalannya proyek. Project manager tidak harus seorang manajer, siapa pun bisa menjadi Project Manager.

2. Project Planning

Dalam tahapan ini, perencanaan dilakukan dengan membuat Tim inti proyek terlebih dahulu. Setelah itu membuat Work Breakdown Structure (WBS) berupa susunan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan dalam menyelesaikan proyek yang disajikan secara detail tanpa memperhatikan urutan pekerjaan. Setelah membuat WBS, Tim Proyek dapat membuat jadwal pekerjaan dalam bentuk Gantt Chart atau timeline, pemetaan SDM, dan perencanaan bujet. Kesemuanya itu dituangkan ke dalam dokumen project charter.Sebelum mengisi dokumen project charter, sejumlah pertemuan disusun untuk menyamakan persepsi dan mengetahui kebutuhan-kebutuhan bisnis secarai detail. Setiap pertemuan harus menghasilkan Minutes Of Meeting (MOM) yang mana merupakan rangkuman terhadap hasil pertemuan. MOM ini juga menjadi landasan dalam pengisian dokumen project charter. Jika membutuhkan bantuan pihak ketiga dalam pengerjaan ini baik untuk kebutuhan software maupun tenaga pengembang software, maka mekanisme tender juga dilakukan pada tahapan ini.Untuk memulai sebuah proyek, biasanya ditandai dengan Kick-off meeting. Pada saat kick-off meeting, project sponsor, dan project controller seharusnya hadir sebagai bentuk dukungan dan memotivasi tim dalam bekerja. Termasuk pihak ketiga yang dilibatkan dalam proyek. Dokumen project charter harus sudah selesai sebelum melakukan kick-off meeting karena pada saat pertemuan tersebut dokumen project charter harus disetujui. Dokumen project charter merupakan panduan dalam mengerjakan proyek. MOM Kick-off meeting juga dilampirkan bersama dokumen project charter.